Desde hace algún tiempo, las pequeñas empresas usan el correo electrónico como método de comunicación para todo, pero existen otros métodos muy eficientes que están pasando por alto. Es por eso que nos hemos dado a la tarea de recopilar algunos métodos de comunicación efectivos en el trabajo.
Un proverbio muy sabio dice: “Si solo te comunicas, puedes sobrevivir, pero si te comunicas hábilmente, puedes hacer milagros”. Te ayudamos a aplicar esta máxima optimizando la comunicación en tu equipo de trabajo.
Entre los diferentes métodos de comunicación que se utilizan en un lugar de trabajo mencionamos algunos de los más efectivos.
Comunicación cara a cara
Puede verse como un método de comunicación anticuado, pero la comunicación cara a cara es la manera más efectiva de conectarse con un colega o un cliente.
Es el método ideal, si se trata de compartir información con un núcleo emocional fuerte, ya sea una buena o mala noticia.
Reunión abierta
Las reuniones abiertas facilitan la comunicación en equipo y permiten expresar lo que sientes en ese momento. Pero no solo eso, además de expresarte también puedes ver las reacciones y escuchar las impresiones de tus compañeros en vivo.
Este enfoque sigue siendo uno de los mejores enfoques para comunicarse de manera efectiva con un equipo.
Correos electrónicos
Es probablemente la forma de comunicación más utilizada por la empresa moderna, pero no hay que abusar de él. Existen comunicaciones que requieren hacer contacto por audio o tener una impresión facial.
Pero el correo electrónico es siempre útil para enviar comunicaciones oficiales. Asimismo, este método permite mantener a los miembros del equipo informados sin necesidad de sacarlos de sus puestos y rutinas de trabajo. Y finalmente, el correo deja un rastro de la comunicación siempre disponible.
Es por eso que, según ThoughtReach, el 92 % de los empleados dice que aún valoran el correo electrónico como una herramienta de comunicación.
Comunicación visual
Algunos mensajes deben ser trasmitidos con apoyo visual para ser asimilados de manera más efectiva. En ese sentido, las presentaciones PowerPoint o Prezi juegan un papel fundamental en los equipos de trabajo.
Te ayudan a comunicarte con el equipo y a ilustrar el mensaje sobre todo para aquellos miembros que son más visuales a la hora de captar información.
Con las presentaciones todo queda claramente explicado.La comunicación visual que comprende tablas y gráficos generalmente refuerza los métodos escritos de comunicación y en la mayoría de las situaciones reemplaza completamente la comunicación escrita.
Pues como bien dice el dicho “una imagen vale más que mil palabras”.
Mensajería móvil
Los teléfonos inteligentes se han convertido en una valiosa herramienta de trabajo para las pequeñas y grandes empresas. La mensajería móvil es muy eficaz, sobre todo porque ya no solo se trata de mensajería de texto, sino que involucra audio, video, archivos compartidos, imágenes y más.
La naturaleza instantánea de este método lo hace ideal para resolver los detalles, especialmente una comunicación multimedia.
Y lo mejor es que como la información y mensajes compartidos se guardan en el celular, los empleados o clientes pueden acceder a ellos cuando quieran nuevamente.
Llamadas telefónicas
La telefonía todavía tiene mucho para ofrecer a las empresas. Las llamadas telefónicas toman un poco de la comunicación digital y de la colaboración cara a cara, ofreciendo calidez emocional y conveniencia.
Por eso, las llamadas son la opción más convenientes para hacer seguimiento después de una reunión cara a cara. La calidez de la voz y el esfuerzo adicional realizado para hacer una llamada telefónica a menudo pueden ayudar a cerrar un trato comercial.
Y asimismo, si se trata de un asunto que requiere de atención urgente, las llamadas son la opción más calificada, porque otras opciones como los correos electrónicos se pueden perder en la bandeja de entrada o simplemente no ser leídos de inmediato.
Red social empresarial
Apenas hace poco el formato familiar de Facebook fue adaptado al mundo corporativo. Pero además existen otras herramientas muy efectivas como Slack, Yammer, MoxieSpaces, NewsGator y Chatter, que buscan involucrar a los empleados y crear un entorno de trabajo más transparente.
Estas redes sociales empresariales te permiten enviar mensajes privados, pero mayormente fomentan una comunicación más abierta en la oficina. La información puede ser publicada a la vista de todos los empleados o el equipo de trabajo, y las funciones de intercambio de archivos y mensajería instantánea integradas facilitan mucho las cosas.
Según informa ThoughtReach, las redes sociales empresariales son la clave para reducir el estrés del correo electrónico que afecta a la mayoría de los empleados. Los estudios muestran que el 83 % de los empleados tiene presión arterial elevada, ritmo cardíaco y niveles de cortisol al enviar y recibir correos electrónicos.
Comunicación física no verbal
La comunicación no verbal juega un papel importante en la forma en que te comunicas con tus empleados o equipo de trabajo. Evidentemente no se puede confiar en este método de comunicación de manera aislada a menos que se trata de lenguaje de señas para personas con necesidades especiales.
Pero lo mencionamos entre los métodos de comunicación efectivos en el trabajo porque el lenguaje corporal, es decir, los movimientos, el contacto visual y los gestos, la forma en que te sientas y te pones de pie, ayudan a transmitir un mensaje a la persona con la que te estás comunicando.
Una investigación recogida por Educba señala que “las señales no verbales o el lenguaje corporal junto con las expresiones faciales, el tono de la voz y la postura corporal representan casi el 55% de toda la comunicación que se produce”. Y solo el 7 % de la comprensión del mensaje por parte del receptor se basa en las palabras reales del remitente. El otro 38 % corresponde al lenguaje (volumen, tono y ritmo del habla).
Como puedes ver, existe una gran variedad de métodos de comunicación efectivos en el trabajo, entre los que puedes elegir el que mejor se ajuste al contexto y las necesidades de tu equipo. No existe una forma correcta de comunicación, pero lo que queda claro, es que se puede seleccionar el método más adecuado de acuerdo a la situación.
